تهیه فایل ارائه PowerPoint و شیوه ارائه

تهیه فایل ارائه PowerPoint و شیوه ارائه
یا چگونه برای سخنرانی و ارائه پروژه یا پایان‌نامه اسلایدهای پاورپوینت آماده کنیم؟

آماده‌سازی فایل ارائه که معمولا با نرم‌افزار PowerPoint انجام می‌شود، بهتر است موارد زیر رعایت شود.

محتویات هر اسلاید: در هر اسلاید تنها یک موضوع باید قرار گیرد. همچنین باید سعی شود که تا حد ممکن از نوشتن جملات و توضیحات در اسلایدها خودداری شود. در مقابل سعی شود در اسلایدها از عکس، شکل، نمودار، گراف، فرمول‌ها و روابط کلیدی و اصلی و به طور کلی عناصر گرافیکی استفاده شود. نوشته‌های اسلایدها نیز به عنوان‌ها و تیترها محدود شده باشد. در این صورت شما به عنوان سخنران به تشریح و تحلیل و تفسیر عناصر گرافیکی می‌پردازید که این از نظر مخاطب جذابیت دارد.

به طور کلی در نظر داشته باشید که اگر قرار است نوشته‌های اسلاید را برای مخاطب بخوانید، یعنی کار درست انجام نشده است. زیرا مخاطب شما حتما سواد خواندن دارد و خودش می‌تواند نوشته‌های اسلایدها را بخواند و به سخنرانی شما نیاز ندارد!

رنگ پس‌زمینه و نوشته‌ها: بهتر است رنگ پس‌زمینه روشن و حتی سفید باشد. به این ترتیب مخاطب کمتر خسته می‌شود و رنگ روشن باعث می‌شود که اتاق یا سالن نمایش کمتر تاریک باشد. رنگ متن و نوشته‌ها و عناصر نمایشی باید دارای تضاد (کنتراست) زیاد با پس زمینه باشد تا بهتر دیده و خوانده شود. به همین دلیل رنگ‌های تیره و حتی سیاه برای نوشته‌ها و عناصر مناسب‌تر و خوانا‌تر است.

تم (Theme): در صورتی که تمایل به اضافه کردن تم به اسلایدها وجود دارد، سعی کنید از تم‌هایی استفاده کنید که تا حد ممکن ساده باشند. گاهی اوقات تم‌های شلوغ حواس شما و مخاطب را از موضوع اصلی منحرف می‌سازد. همچنین گاهی اوقات تم‌ها به واسطه داشتن عناصر گرافیکی، سرعت تعویض اسلایدها را کاهش می‌دهند که در زمان ارائه مشکل‌ساز می‌شود. هرگز از تم‌های تیره استفاده نکنید.

در هر صورت، گاهی شما مجبور به استفاده از تم‌های مخصوصی هستید. مثلا گاهی دانشگاه یا دانشکده یا موسسه یا سازمان کنفرانس تم مخصوصی را برای تمامی ارائه‌ها الزامی می‌کند که شما باید آن را به اسلایدهای خود اعمال کنید.

انیمیشن: اگرچه نرم‌افزارها امکانات افزودن جلوه‌های بصری و نمایشی زیادی را در اختیار می‌گذارند، اما اگر به آنها واقعا نیاز نیست، از جلوه‌های نمایشی استفاده نکنید. مثلا تعویض اسلایدها به صورت انیمیشن، اگرچه ممکن است جذاب به نظر برسد،اما وقت محدود شما را در زمان ارائه تلف می‌کند. همچنین است ظاهرشدن محتویات اسلایدها به صورت انیمیشن و همراه با چرخش و گردش و… از اینها جدا بپرهیزید. مگر در شرایطی که این نمایش‌ها، چیزی را به مخاطب القاء کند، مثلا بیان ساختار یک فلوچارت به صورت گام به گام.

تعداد اسلایدها: قانون مشخصی برای تعداد اسلایدها وجود ندارد و این به سلیقه ارائه کننده، حجم مطالب ارائه و زمان ارائه بستگی دارد. 

شماره اسلاید: با اضافه کردن شماره به گوشه اسلایدها، شما می‌توانید در زمان ارائه از موقعیت زمانی خود مطلع شوید و این به مدیریت سرعت ارائه کمک می‌کند. مخاطب نیز می‌تواند متوجه وضعیت پیشرفت ارائه شود. پس حتما برای اسلایدهای خود شماره بگذارید.

مدت زمان ارائه: قبل از تهیه اسلایدها از مدت زمانی که برای ارائه در اختیار دارید آگاه شوید. معمولا در ارائه گزارش‌های علمی، زمانی حداکثر در حدود 20 دقیقه در اختیار دارید. پس این زمان را در نظر داشته باشید. قبل از ارائه حتما تمرین کنید و مطمئن شوید که در این زمان می‌توانید مطالب خود را به انتها برسانید و به خصوص نتایج کسب شده را بیان کنید. کم‌آوردن وقت آفتی است که متاسفانه گریبان بسیاری از سخنرانان را می‌گیرد. به خصوص اینکه آنان آنقدر درگیر ارائه مقدمه یا روش‌کار می‌شوند که برای ارائه نتایج و بحث در مورد آن وقت کم می‌آورند و این به شدت از ارزش کار آنان می‌کاهد.

پاسخ‌گویی به سوالات: در انتهای هر ارائه و سخنرانی، زمانی صرف پاسخگویی به سوالات و احتمالا بحث‌هایی می‌شود که صورت می‌پذیرد. خود را برای این پاسخگویی از قبل آماده کنید. توانایی شما در اداره بحث و پاسخگویی به سوالات، یکی از نشانه‌های تسلط شما بر موضوع است.  ضمنا گاهی اوقات، زمان این بحث‌ها و سوالات هم جزء زمان اختصاص داده شده به شما می‌باشد، پس در زمان‌بندی، برای پاسخگویی به سوالات نیز زمانی را در نظر بگیرید.